Ser proprietário de uma pequena empresa deve ser libertador e gratificante. Você deveria poder definir seu próprio horário, tirar férias quando e onde quiser e passar mais tempo com a família e amigos.
Mas muitas vezes, os proprietários de pequenas empresas descobrem que exactamente o oposto é verdadeiro. A automação poderia resolver essa desconexão?
Como automatizar gradativamente sua pequena empresa
Se você deseja expandir sua pequena empresa e permanecer enxuto, deve priorizar a eficiência de tempo e custo. Veja como a automação pode ajudar:
1. Elimine a repetição
Há algo a ser dito para repetição. Na verdade, muitas empresas usam a automação para tornar tarefas complexas mais repetíveis. No entanto, também existem situações em que muita repetição mundana consome tempo e impede que você se envolva em tarefas mais significativas (como alcançar o cliente). Se você procurar bastante, poderá encontrar alguns de sua preferência.
“Para encontrar oportunidades de automação perdidas, reúno minha equipe para discutir o que estamos fazendo que é repetitivo”, diz o capitalista de risco Tim Draper . “Então, procuramos uma solução automatizada que possa executar a tarefa tão bem ou melhor, ao mesmo tempo em que oferece um serviço excepcional.”
O facturamento é um óptimo exemplo disso. O simples uso de um modelo de facturamento pode ajudá-lo a acelerar o processo e promover consistência. O mesmo vale para e-mail. Uma solução de resposta automática pode agilizar e-mails de acompanhamento e economizar horas que, de outra forma, seriam desperdiçadas com comunicações de ida e volta.
Se achas que todas as tarefas de negócios precisam ser realizadas internamente por um funcionário assalariado, estás com um problema de controlo – que em pouco tempo te deixará em maus lençóis. Embora as tarefas principais devam ser absolutamente assumidas pelos membros principais da equipa, não há nada de errado em terceirizar outras tarefas para assistentes virtuais ou contratados fora da organização.
A grande vantagem dos assistentes e prestadores de serviços virtuais é que você não está preso a usá-los. Você pode usá-los para uma dúzia de tarefas em uma semana e nenhuma tarefa na semana seguinte. E se você tiver as pessoas certas na discagem rápida, esse tipo de automação permitirá que você dimensione com tremenda eficiência.
3. Melhore o acesso
Uma das maiores perdas de tempo nas pequenas empresas é o processo de procurar papelada, arquivos, registos ou planilhas. Ou são arquivados no local errado ou apenas uma pessoa tem acesso a eles. De qualquer forma, isso prejudica a produtividade e desperdiça dezenas de horas por mês.
A boa notícia é que não precisas mais lidar com esses problemas, e grande parte do problema pode ser simplificado por melhorar o acesso. Arquivos e documentos devem ser armazenados na nuvem e todas as partes relevantes devem receber permissões. Isso permite acesso 24 horas por dia, que não depende da localização ou do dispositivo.
Para crescer, as pequenas empresas precisam alcançar mais pessoas. Quanto mais conversas e pontos de envolvimento tiver com clientes em potencial, mais oportunidades terá de aumentar a receita. O modelo tradicional diz que contratas mais vendedores e aumenta o seu orçamento, mas isso sai caro.
“Isso torna a automação do seu alcance com software uma solução ideal”, explica o empresário Oleg Campbell . “Claro, pode ter uma taxa de conversão um pouco menor, mas é muito mais barato do que uma equipa de vendas e levará a resultados gerais mais elevados.”
O segredo para automatizar as comunicações é automatizar apenas a parte superior do funil. No momento em que os clientes em potencial se aprofundam no funil, você precisa personalizar a comunicação e ampliar o engajamento. Neste ponto, você intervém e fecha o negócio.
5. Use painéis
Os dados e a análise desempenham um papel importante no avanço dos negócios e no fornecimento de uma imagem clara do que está acontecendo. Mas, a menos que você tenha tempo/recursos para contratar um cientista de dados em tempo integral, você precisa de uma alternativa. Os painéis de dados são o compromisso perfeito e podem fornecer acesso a indicadores-chave de desempenho (KPIs) robustos em tempo real.
6. Simplifique sem perder o controlo
O maior desafio da automação no mundo empresarial actual não é mais o acesso. Existem centenas de ferramentas económicas no mercado, o que significa que pequenas empresas de qualquer tamanho ou orçamento podem aproveitar a automação para impulsionar seus negócios. O desafio mais pertinente é racionalizar sem perder o controle.
Equilíbrio é uma palavra precária nos negócios. Se estiver muito focado no equilíbrio, acabará por limitar a sua flexibilidade. Dito isto, buscar o equilíbrio com a automação é uma coisa boa.
Ajuste a sua abordagem até chegar a um sistema que seja eficiente o suficiente para economizar tempo e dinheiro, mas não tão restritivo a ponto de desumanizar a sua marca. Se puder fazer isso, alcançará o sucesso.
AB
