Como Desenvolver uma Matriz ou Análise SWOT (FOFA)

A análise SWOT ou análise FOFA é um acrônimo para Forças (Strenghts), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Consiste na elaboração da Matriz SWOT que verifica se há equilíbrio entre os fatores internos, forças e fraquezas da empresa, e os externos, oportunidades e ameaças do mercado.

Foi desenvolvida na década de 60 na Universidade de Stanford e, rapidamente, se transformou num exercício/método utilizado por todas as principais empresas do mundo na formulação de suas estratégias.

Neste artigo falaremos sobre:

• O que é Análise SWOT?
• Como fazer uma Análise SWOT
• I) Forças (Strenghts)
• II) Fraquezas (Weaknesses)
• III) Oportunidades (Opportunities)
• IV) Ameaças (Threats)
• Exemplo de Análise SWOT
• Análise SWOT em Excel

Veja também: como usar este artigo como referência bibliográfica

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O que é e como fazer planejamento estratégico?

O que é Análise SWOT?

Definições de Análise SWOT

O nome, SWOT, é uma sigla que significa Strenghts (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Por essa razão, o conceito também é conhecimento como análise / matriz FOFA, em português.

As forças são os fatores positivos internos da empresa. Aquilo que ela possui de vantagem competitiva em relação as outras empresas. Junto com as fraquezas, que são fatores negativos, formam o ambiente interno da empresa. O cruzamento entre eles, define se a situação interna é favorável ou não.

As oportunidades são fatores positivos que o mercado pode vir a proporcionar, enquanto as ameaças são os riscos negativos do mercado. Juntas, elas formam o ambiente externo da empresa. O cruzamento entre esses fatores mostram se o ambiente externo está favorável ou não.

Para que usar uma Análise SWOT?

Você deve ter percebido pelas definições de análise SWOT, que o exercício não possui grandes complexidades. Em contrapartida, é bastante interessante mapear o seu ambiente interno e o externo antes de tomar decisões grandes. A matriz SWOT acaba sendo uma ferramenta simples e rápida para diminuir o risco antes de movimentos estratégicos.

Na LUZ, nós sempre indicamos o uso da análise SWOT antes do processo de planejamento estratégico, por exemplo. Mapeando as oportunidades e as ameaças de mercado, automaticamente você já está colocando na mesa possíveis caminhos de expansão e de retração para a empresa.

Depois é só levantar as forças e fraquezas que corroborarão ou atrapalharão nesses caminhos. Estratégias para potencializar ou anular os fatores acabam virando planos de ação do plano estratégico.

Você também pode utilizar a matriz SWOT em outras situações, por exemplo:

• Como usar a análise SWOT antes do Planejamento Estratégico
• Como fazer um plano de contingência usando a análise SWOT
• Como usar a análise SWOT para lançar um produto ou serviço
• Como usar a análise SWOT para expandir a empresa

Como fazer uma Análise SWOT?

a) Levantamento de Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças

O exercício de criar a sua análise SWOT começa no levantamento do maior número possível de itens para cada fator. Inicialmente, você não deve se preocupar com a decisão que está sendo tomada. Pense apenas em responder perguntas através de listas:

1. Quais são os pontos fortes da minha empresa?
2. Quais são os pontos fracos da minha empresa?
3. Que oportunidades o mercado pode me reservar nos próximos anos?
4. Que ameaças podem se tornar realidade nos próximos anos?

b) Ranqueando os fatores internos e externos

Após montar as listas de fatores, você agora deve considerar a decisão que você pretende tomar. Há forças, que ajudam a sua empresa no dia-a-dia, mas não exercerão qualquer interferência no processo de abertura de uma nova filial, por exemplo. O segredo, então, é dar pesos aos fatores de acordo com a decisão estratégica que está sendo estudada.

Vamos pensar no processo de abertura de uma filial, por exemplo. A força “processos bem estruturados” pode ser uma mais-valia incrível para essa decisão e merece uma nota maior. Já a força “preços acessíveis” provavelmente terá menor impacto nessa estratégia.

c) Montando a sua matriz SWOT

No final desse exercício, você deverá montar a matriz SWOT com os fatores mais relevantes:

d) Cruzando os fatores

A penúltima etapa da atividade é cruzar os fatores internos e externos:

1. Quais forças podem reduzir o impacto de cada fraqueza?
2. Quais forças podem ajudar a aproveitar cada oportunidade?
3. Quais forças podem ajudar a se defender de cada ameaça?
4. Quais fraquezas podem atrapalhar na hora de aproveitar cada oportunidade?
5. Quais fraquezas podem potencializar ainda mais cada ameaça?

e) Elaborando planos de ação

A última etapa é traçar planos de ação para melhorar os resultados da sua análise SWOT:

1. Desenvolver ainda mais as forças
2. Reverter fraquezas
3. Aproveitar oportunidades
4. Contornar ameaças

I) Forças da Análise SWOT

As forças são elementos internos da análise swot que trazem benefícios para o seu negócio. Uma outra maneira de pensar sobre isso é imaginar os elementos que estão sob o seu controle, ou seja, você consegue decidir se mantém ou não a situação. Alguns exemplos podem ser:

1) A união da sua equipe
2) Uma certa quantidade de ativos (imóveis, equipamento moderno, etc)
3) Localização privilegiada
4) Relacionamentos estratégicos
5) Modelo de cobrança
6) Competências específicas da equipe
7) Portfólio de clientes de qualidade

São praticamente infinitas as forças que podem ser listadas em um negócio, mas é importante focar no que realmente faz diferença e, também, elementos que podem ser trabalhados em cima.

Faz-se uma análise SWOT não apenas para refletir, mas para criar planos de ação que maximizem fatores positivos e diminua impacto de fatores negativos. Vamos aprofundar o exemplo acima.

1) A união da sua equipe -> Montar um sistema de remuneração integrado
2) Uma certa quantidade de ativos (imóveis, equipamento moderno, etc) -> Capitalização barata
3) Localização privilegiada -> Focar em estratégias de marketing no local
4) Relacionamentos estratégicos -> Segmentar projetos para esse público que temos acesso
5) Modelo de cobrança -> Preços mais competitivos ou economias no estoque.
6) Competências específicas da equipe -> estruturar serviços pautados nelas
7) Portfólio de clientes de qualidade -> coletar depoimentos para utilizar na publicidade

II) Fraquezas da Análise SWOT

As fraquezas são elementos internos da análise swot que atrapalham o negócio. De modo complementar às forças, são aquelas características dentro do seu controle, mas que não ajudam na realização da missão. Alguns exemplos são:

1) Produto altamente perecível
2) Matéria prima escassa
3) Equipe pouco qualificada
4) Tecnologia ultrapassada
5) Processo de entrega

Novamente, o interessante é buscar ações para mitigar essas fraquezas. Logicamente, é importante sair do lugar comum como “falta de dinheiro -> conseguir mais dinheiro”. Isso sido dito, vamos aos exemplos:

1) Produto altamente perecível -> Fazer uma precificação amigável à troca e retorno ao ponto de venda
2) Matéria prima escassa -> Mudar de matéria prima ou assumir um posicionamento de luxo
3) Equipe pouco qualificada -> Desenvolver produtos mais simples ou mudar o processo para aproveitá-los 
4) Tecnologia ultrapassada -> Vender a estrutura para outras empresas
5) Processo de entrega lento -> Deixar o cliente retirar ele mesmo o produto com mega desconto

III) Oportunidades da Análise SWOT

As oportunidades são as situações externas à empresa que podem acontecer e afetar positivamente no negócio. Estes fenômenos normalmente estão fora do controle da empresa, mas existe uma chance deles acontecerem. Alguns exemplos são:

1) Vai sair uma nova lei
2) Pode surgir um novo curso
3) Minha concorrente precisa de ajuda
4) Ter acesso à uma nova tecnologia
5) Algum produto complementar ao meu ser lançado

As oportunidades são muito perecidas com sonhos do tipo “se isso acontecer, vai ser muito bom.”. E, embora elas estejam fora do controle da empresa, deve-se haver uma preparação mínima para o caso dela ocorrer. Vamos avançar com os exemplos:

1) Vai sair uma nova lei -> Desenvolver um produto específico para atendê-la
2) Pode surgir um novo curso -> Planejar para os funcionários terem acesso à ele
3) Minha concorrente precisa de ajuda -> Podemos fazer uma fusão ou aquisição
4) Ter acesso à uma nova tecnologia -> Planejar uma nova linha de produtos
5) Algum produto complementar ao meu ser lançado -> Buscar parceria de marketing

IV) Ameaças da Análise SWOT

Por fim, as ameaças são situações externas à empresa que podem atrapalhar o negócio. Assim como as oportunidades, estão fora do controle da empresa, mas sabe-se que existe uma chance de acontecerem. Alguns exemplos, são:

1) Entrada de um concorrente internacional no mercado
2) Pirataria dos seus produtos
3) Mudança na legislação do seu setor
4) Escassez de mão de obra
5) Catástrofes naturais/guerras

As ameaças podem ser traduzidas pelos medos que existem por parte da gestão da empresa. Igualmente às oportunidades, deve-se pensar, mesmo que por alto, maneiras de mitigá-las. Vamos lá:

1) Entrada de um concorrente internacional no mercado -> Fazer contrato de longo prazo com fornecedores
2) Pirataria dos seus produtos -> Estratégias para usar o marketing gratuito gerado
3) Mudança na legislação do seu setor -> Desenvolver um produto específico para atendê-la
4) Escassez de mão de obra –> Desenvolver um curso de capacitação próprio seu
5) Catástrofes naturais/guerras -> Ter planos alternativos e buscar novos mercados

Exemplo de Análise SWOT

Vamos falar agora sobre uma decisão que tivemos que tomar recentemente e, cuja análise SWOT ajudou bastante: abrir ou não um novo ecommerce de modelos de powerpoint.

Decidimos diversificar mais o nosso portfólio de produtos e nos tornar referência em produtos digitais para gestores. Esse exercício avaliaria se o primeiro passo escolhido (slides prontos) pode funcionar ou não.

Mapeando e ranqueando forças e fraquezas

Como falamos anteriormente, o primeiro passo para criar a matriz SWOT é mapear e ranquear fatores. Vamos começar com os fatores positivos do ambiente interno, ou seja, forças da empresa:

• Experiência com produtos digitais – devido ao histórico com planilhas empresariais. Relevante para a decisão a ser tomada
• Grande base de gestores e clientes cadastrados – emails cadastrados via blog ou planilhas. Muito relevante.
• Plataforma de ecommerce própria pronta para produtos digitais – é interessante, mas nem tanto, visto que são produtos diferentes
• Liberdade geográfica – podemos trabalhar com pessoas de diferentes partes do mundo. É pouco relevante para essa decisão em si.
• Conhecimento em Excel – é pouco relevante. Apesar do Excel ser do pacote Office, as duas ferramentas não conversam muito.
• Blog relevante para termos de busca de gestão – extremamente relevante, pois os caminhos de atração de clientes serão parecidos.
• Experiência em marketing digital – é até relevante, mas o produto a ser vendido é diferente.

Seguindo o jogo, vamos mapear e ranquear os fatores negativos do ambiente externo. Ou seja, fraquezas:

• Falta de designers na empresa – é bastante relevante, pois os designers seriam os produtores de novos modelos de powerpoint
• Pouco conhecimento em powerpoint – muito relevante.
• Pouco conteúdo ligado a apresentações – qualquer busca que você faça por termos ligados a Excel no google, você encontrará a LUZ. O mesmo não ocorre com “apresentações”. Portanto é relevante.
• Poucos recursos financeiros disponíveis – não é tão relevante, pois se trataria de um projeto de baixo investimento.
• Dificuldade para recrutamento – É um fator relativamente importante, pois precisaremos de designers.
• Equipe enxuta de produção – É relevante mas nem tanto, pois a nossa equipe de produção acaba sendo 100% voltada para Excel.
• Poucos termos de busca relevantes para apresentações – o brasileiro não está habituado a buscar por termos ligados a apresentações. É um segmento bem menos forte do que Excel.

Mapeando e ranqueando oportunidades e ameaças

Em seguida, levantamos e ranqueamos os fatores positivos do ambiente externo. Ou seja, oportunidades de mercado:

• Pouca concorrência para produtos digitais no Brasil – se tratando de apresentações, há apenas um player tentando fazer vendas online no Brasil.
• Possibilidade de internacionalização – é uma oportunidade que sempre bate a nossa porta. Não é urgente, tampouco relevante para essa decisão em si, mas vale citar.
• Google drive se consolidando – durante anos, o Office foi o único player dominante para o nosso tipo de produto. O crescimento do google nos dá maiores possibilidades.
• Economia brasileira voltando a aquecer – as empresas estão voltando a investir e esse é o nosso segmento de atuação.
• Parcerias estratégicas com grandes ecommerces – estamos percebendo recentemente grandes portais chegando até nós com propostas de parcerias.
• Designers e jornalistas precisando de oportunidades – o desemprego continua alto, infelizmente, e a LUZ pode ajuda-los com oportunidades na produção de produtos e conteúdo.

Por último, vamos levantar os fatores negativos do ambiente externo, ou seja as ameaças:

• Possibilidade de pirataria – risco inerente a qualquer produtor de digitais.
• Players estrangeiros entrando no Brasil – há grandes portais de produtos digitais fora do Brasil que podem entrar aqui a qualquer momento.
• Marca LUZ pouco conhecida – temos um público forte e engajado, mas se tratando de Brasil, não somos extremamente conhecidos. Para essa decisão em si, não é tão relevante.
• Eleições podem atrapalhar economia – a próxima eleição é uma verdadeira incógnita. Dependendo do resultado, podemos voltar a ter crise, mesmo que especulativa.
• Brasileiro não é habituado a pagar por produtos digitais – essa é uma triste realidade. Mas setores de música, filmes e jogos estão conseguindo evoluir muito no sentido de educar o público a pagar.

Montando a matriz SWOT

Com os forças, fraquezas, oportunidades e ameaças levantados e ranqueados, podemos montar a matriz SWOT:

Muitas pessoas querem colocar mais fatores na matriz SWOT. Acaba que ela fica gigante, difícil de visualizar e difícil de compreender. Eu vejo a análise SWOT como um exercício de melhoria contínua. Explicando melhor…

Você lida com os 5 fatores mais relevantes para cada grupo. Após verificar o resultado da análise SWOT, seu objetivo passa a ser traçar planos de ação. Estes podem:

• Potencializar as forças menos intensas
• Anular as fraquezas mais intensas
• Potencializar as oportunidades menos intensas
• Anular as ameaças mais intensas

O que isso significa? Se você fizer uma análise SWOT hoje e outra daqui a alguns meses sobre o mesmo aspecto estratégico, espera-se que a matriz SWOT seja diferente nos dois casos. Fatores positivos podem ser promovidos e fatores negativos demovidos. Quando você faz este exercício periodicamente, você estará lidando sempre com 5 fatores diferentes para cada grupo.

Analisando o resultado e traçando planos de ação

De acordo com o resultado da minha análise SWOT, para esta decisão, estou em um cenário equilibrado, ligeiramente positivo:

Estar em um cenário equilibrado significa que vale a pena investir mais tempo para desenvolver forças e anular fraquezas para estar mais pronto para essa decisão.

A melhor forma de fazer isso é traçando planos de ação:

Lembre-se de colocar datas para eles (início e término) e definir sempre um responsável. Se o plano de ação ficar grande demais, quebre em etapas.

Análise SWOT em Excel

A criação da matriz / análise SWOT (FOFA) é etapa essencial para qualquer planejamento estratégico de sucesso. Aqui na LUZ, oferecemos ferramentas de gestão para empresas, incluindo uma Matriz SWOT em excel.

Todas as imagens do exemplo prático desse artigo foram retiradas da nossa Planilha de Análise SWOT. Para acessa-la, basta clicar abaixo:

Nesta planilha, com uma matriz swot exemplo, criamos um gráfico que permite visualizar a situação da sua empresa de uma só vez, veja exemplo abaixo!

LUZ